Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

AL SAIDY SERVICES er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med Nord Concierge.

Kontaktinformasjon:

Nord Concierge / AL SAIDY SERVICES

Org.nr.: 928 907 457

E-post: post@nordconcierge.no

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Nord Concierge kan behandle følgende personopplysninger:

• navn
• telefonnummer
• e-postadresse
• adresse, område eller bydel
• informasjon om henvendelser, behov og oppdrag
• kommunikasjon via e-post, telefon, SMS eller WhatsApp
• praktiske opplysninger som er nødvendige for å utføre et oppdrag
• opplysninger om leverandørkontakt, adgang, nøkler, utlegg eller tredjepartskostnader når dette er relevant
• faktura- og betalingsinformasjon
• dokumentasjon av avtaler, godkjenninger, endringer og utførte oppdrag

Nord Concierge ber kun om opplysninger som er nødvendige for å vurdere, planlegge eller utføre et oppdrag.

3. Hvorfor vi behandler opplysninger

Personopplysninger behandles for å:

• svare på henvendelser
• vurdere om Nord Concierge kan bistå
• kartlegge behov og avklare oppdrag
• sende oppdragsbekreftelse
• utføre avtalte oppdrag
• koordinere med leverandører eller tredjeparter etter avtale
• håndtere utlegg, fakturering og betaling
• dokumentere avtaler, godkjenninger og endringer
• oppfylle lovpålagte krav, blant annet bokføring og regnskap

4. Rettslig grunnlag

Behandlingen skjer normalt på ett eller flere av følgende grunnlag:

• Avtale eller forberedelse til avtale, når vi svarer på henvendelser, vurderer oppdrag, sender oppdragsbekreftelse eller utfører avtalte tjenester.
• Rettslig forpliktelse, når vi lagrer fakturaer, bilag og annen regnskapsdokumentasjon.
• Berettiget interesse, når vi dokumenterer kundekommunikasjon, godkjenninger, endringer, sikkerhet og oppdragshistorikk.
• Samtykke, dersom det i enkelte tilfeller er nødvendig å behandle opplysninger som ikke dekkes av de øvrige grunnlagene.

5. Deling av opplysninger

Nord Concierge deler ikke personopplysninger unødvendig.

Opplysninger kan deles når det er nødvendig for å utføre et avtalt oppdrag, for eksempel med:

• leverandører
• restauranter, hoteller eller transportaktører
• håndverkere eller serviceaktører
• regnskapsfører
• faktura- og betalingssystemer
• IT- og kommunikasjonsleverandører

Vi deler kun de opplysningene som er nødvendige for det aktuelle formålet.

6. Lagring og sletting

Nord Concierge lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene etter lov.

Henvendelser som ikke blir til oppdrag slettes normalt innen 6 måneder. Dette gir oss mulighet til å følge opp forespørselen og ha oversikt dersom klienten tar kontakt igjen kort tid etter første henvendelse.

Kartlegging som ikke blir til oppdrag slettes normalt innen 6 måneder, med mindre videre lagring er nødvendig for å dokumentere en avklaring eller et avslag.

Opplysninger knyttet til utførte oppdrag, herunder oppdragsbekreftelser, avtalt pris, utført arbeid, relevante godkjenninger, endringer, utlegg og fakturagrunnlag, lagres normalt i inntil 5 år etter regnskapsårets slutt når opplysningene er nødvendige som dokumentasjon for oppdrag, fakturering eller regnskap.

Fakturaer, bilag, betalinger og regnskapsmateriale lagres i henhold til gjeldende bokføringsregler.

SMS, WhatsApp og e-post som dokumenterer oppdrag, adgang, utlegg, endringer eller godkjenninger, kan lagres sammen med oppdraget når dette er nødvendig for dokumentasjon.

Opplysninger om nøkler, adgangskoder, alarmkoder eller annen praktisk tilgang slettes når oppdraget er avsluttet eller opplysningen ikke lenger er nødvendig. Slike opplysninger lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre eller dokumentere oppdraget.

7. Sikkerhet og konfidensialitet

Nord Concierge behandler informasjon konfidensielt.

Vi bruker rimelige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, deling, endring eller tap. Tilgang til opplysninger begrenses til det som er nødvendig for å vurdere, planlegge eller utføre oppdrag.

Klienter bør ikke sende passord, alarmkoder, nøkkelinformasjon eller særlig sensitive opplysninger i usikrede kanaler med mindre dette er nødvendig og avtalt for et konkret oppdrag.

8. Kommunikasjon

Nord Concierge kan kommunisere med klienter via e-post, telefon, SMS eller WhatsApp, avhengig av hva som er praktisk og avtalt.

Praktiske bekreftelser, som adgang, utlegg, henting, levering eller endringer i oppdrag, kan dokumenteres skriftlig via e-post, SMS eller WhatsApp.

9. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
• be om retting av uriktige opplysninger
• be om sletting der vilkårene for sletting er oppfylt
• be om begrensning av behandling
• protestere mot behandling
• be om dataportabilitet der dette er aktuelt
• klage til Datatilsynet

10. Endringer

Nord Concierge kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Nyeste versjon vil være tilgjengelig på nettsiden.

11. Kontakt

Dersom du har spørsmål om personvern eller ønsker å bruke rettighetene dine, kan du kontakte oss:

Nord Concierge / AL SAIDY SERVICES

E-post: post@nordconcierge.no